É muito comum que empresários tenham dúvidas sobre quando automatizar a emissão de nota fiscal de serviço. Esse processo geralmente é bastante complicado e exige alto grau de atenção, por isso, algumas empresas possuem funcionários específicos para cuidar desse processo, que em alguns casos podem levar o dia inteiro.
A partir da automação você coloca o procedimento nas mãos de um serviço especializado. Se você vende online, mas ainda não sabe se deve ou não automatizar a emissão de notas, nós explicaremos tudo o que você precisa saber sobre o assunto!
O que significa automatizar esse processo?
Automatizar a emissão de notas significa tornar o procedimento imediato, ou seja, você recebe a nota sem precisar gastar muito tempo de trabalho completando o passo a passo. A nota fiscal é um documento importantíssimo para todos os empreendedores. Empresas são obrigadas a apresentar aos órgãos públicos a sua receita, por isso a nota é uma parte importante desse processo.
Para emitir cada tipo de nota fiscal existe um trâmite diferente. Cada cidade e estado possuem seus próprios serviços de emissão. Por isso, se você precisar emitir NF em lugares diferentes, é preciso estudar e pesquisar como funciona o processo, além de realizar todo passo a passo.
A emissão manual de nota fiscal tem maior chance de apresentar erros na emissão, gerando retrabalho para a equipe e até mesmo multas. Com a automatização da emissão é possível deixar todo esse processo nas mãos de quem tem todo esse conhecimento.
Como emitir NF automaticamente?
A melhor alternativa é investir em um serviço que faça isso para a sua empresa. Isso vai reduzir o tempo que você gastaria com trâmites burocráticos e ainda aumenta o tempo focado no seu produto ou serviço.
O mercado oferece várias soluções práticas para quem está escalando o seu negócio e não quer perder tempo com questões relacionadas a impostos, datas de emissão, competência, instabilidades nas prefeituras e muito mais.
Qual é a hora certa de automatizar?
São quatro questões que indicam que já é hora de automatizar esse processo:
1. Todos os dias você emite pelo menos cinco notas fiscais
Se você emite essa quantidade, ou seja, em média 100 documentos por mês é um sinal de que é melhor automatizar. Provavelmente você já se irritou quando o site da prefeitura saiu do ar ou teve alguma instabilidade, perdendo horas para gerar cada nota. Além disso, podem surgir dúvidas, o que atrasa ainda mais o processo.
Depois desse processo, ainda é preciso enviar um email manualmente para o seu cliente. Por isso, imagine se esse tempo fosse investido em tarefas que demandam mais esforço, como o marketing, vendas ou financeiro. Automatizando a emissão das notas isso pode ser possível, já que é o software quem faz todo esse trabalho burocrático.
2. Funcionário exclusivo para emitir NF-e
Uma pessoa exclusiva para emitir as notas pode aumentar muito os custos da sua empresa. Um software consegue gerá-las sem que seja necessário um responsável para essa função. Isso pode se tornar uma oportunidade para motivar sua equipe, já que essa pessoa pode ser transferida para realizar outras tarefas mais importantes, além de que ela se sentirá mais valorizada.
3. Você possui problemas com o recolhimento de impostos
Quando muitas pessoas estão envolvidas no processo de produção, é comum que o imposto seja pago várias vezes, mas esse é um grande problema e obstáculo nas vendas online e offline. Por cada um emitir sua nota, os impostos são recolhidos várias vezes de forma desnecessária.
Esse é um problema muito comum em transações que envolvem coprodutores e afiliados. Geralmente, os custos são assumidos pelo produtor principal que emite a NF no valor total da venda em nome do comprador e arca com todos os encargos.
4. A comunicação com a contabilidade não é eficiente
É muito importante contar com um profissional que entenda de negócios online, que seguem regras e possuem especificações diferentes das empresas comuns. Mas se mesmo assim a comunicação com seu contador não é eficiente, a automação pode ser a solução.
Com um software o profissional possuirá acesso a todos os documentos emitidos, assim, vocês conseguem compreender melhor os números da empresa e estabelecer estratégias para manter a empresa legalizada.
Se você se identificou com alguns desses pontos, a hora de automatizar a emissão de notas fiscais é agora. A automatização traz muitos benefícios para a empresa e ainda faz com que ela se mantenha legalizada sem um grande esforço da sua parte.
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