O que é OTIF, qual sua importância e como calcular esse indicador?

Introdução

Em um cenário de negócios altamente competitivo, a eficiência operacional e a satisfação do cliente são fatores cruciais para o sucesso. Um dos principais indicadores utilizados para medir a performance da cadeia de suprimentos é o OTIF. Mas o que exatamente é OTIF, por que é importante e como calculá-lo corretamente? Neste artigo, vamos explorar esses aspectos em detalhes.

O que é OTIF?

OTIF é a sigla para “On Time In Full” (No Tempo e Completo, em tradução livre). Trata-se de um indicador de desempenho que mede a porcentagem de pedidos entregues dentro do prazo acordado e com a quantidade correta de produtos. Em outras palavras, um pedido é considerado “OTIF” se for entregue no tempo correto e sem faltas ou excessos.

Esse indicador é amplamente utilizado em logística e gestão de cadeia de suprimentos para avaliar a eficiência e a eficácia das operações de entrega. Ele combina dois aspectos fundamentais:

1. Pontualidade (On Time): A entrega deve ser feita na data ou dentro do prazo acordado.

2. Integralidade (In Full): A entrega deve conter a quantidade exata de itens solicitados, sem faltas ou danos.

Importância do OTIF

A importância do OTIF vai além de uma simples métrica de entrega. Ele tem impactos diretos e indiretos em várias áreas da empresa e pode influenciar significativamente o sucesso do negócio. Aqui estão algumas razões pelas quais o OTIF é crucial:

1. Satisfação do Cliente

A pontualidade e a precisão nas entregas são fatores essenciais para a satisfação do cliente. Um alto índice de OTIF significa que a empresa é confiável e cumpre suas promessas de entrega, o que fortalece a relação com os clientes e aumenta a fidelidade.

2. Eficiência Operacional

Monitorar o OTIF ajuda a identificar gargalos e ineficiências na cadeia de suprimentos. Com esses insights, as empresas podem implementar melhorias para otimizar processos, reduzir desperdícios e aumentar a produtividade.

3. Redução de Custos

Entregas pontuais e completas evitam retrabalhos, devoluções e penalidades contratuais, resultando em uma redução significativa de custos operacionais. Além disso, melhora o planejamento de estoques, diminuindo custos de armazenagem e o risco de excesso ou falta de produtos.

4. Competitividade no Mercado

Empresas que mantêm um alto índice de OTIF tendem a se destacar da concorrência. A capacidade de fornecer produtos no tempo e na quantidade correta pode ser um diferencial competitivo, atraindo mais clientes e contratos.

5. Tomada de Decisões Baseada em Dados

O monitoramento constante do OTIF fornece dados valiosos que podem ser utilizados para a tomada de decisões estratégicas. A análise desses dados permite identificar tendências, prever demandas e planejar ações corretivas de forma proativa.

Como Calcular o OTIF?

Calcular o OTIF é um processo relativamente simples, mas requer dados precisos sobre entregas.

Onde:

• Número de Entregas OTIF: Quantidade de entregas que foram realizadas dentro do prazo e com a quantidade correta.

• Número Total de Entregas: Quantidade total de entregas realizadas em um determinado período.

Vamos detalhar o passo a passo para calcular o OTIF:

Passo 1: Coleta de Dados

Primeiramente, é necessário coletar os dados relevantes das entregas. Isso inclui:

• Data de entrega prometida

• Data de entrega real

• Quantidade de produtos pedidos

• Quantidade de produtos entregues

Passo 2: Verificação de Pontualidade e Integralidade

Para cada entrega, verifique se a entrega foi realizada dentro do prazo acordado (pontualidade) e se a quantidade de produtos entregues corresponde à quantidade solicitada (integralidade).

Passo 3: Contagem das Entregas OTIF

Conte o número de entregas que atenderam ambos os critérios (pontualidade e integralidade). Essas são as entregas OTIF.

Exemplo Prático

Vamos considerar um exemplo prático para ilustrar o cálculo do OTIF:

• Total de entregas realizadas no mês: 100

• Entregas realizadas no prazo e na quantidade correta: 85

Nesse exemplo, a empresa tem um índice de OTIF de 85%, o que indica que 85% das entregas foram realizadas no tempo e na quantidade corretos.

Melhorando o OTIF

Para manter um alto índice de OTIF, as empresas devem adotar práticas eficientes de gestão da cadeia de suprimentos. Aqui estão algumas estratégias para melhorar o OTIF:

1. Automatização e Tecnologia

Utilizar sistemas de gestão de armazéns (WMS), sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) e outras tecnologias de automação pode aumentar a precisão e a eficiência das operações de entrega.

2. Treinamento de Equipe

Investir no treinamento contínuo da equipe de logística é crucial. Funcionários bem treinados são mais capazes de cumprir prazos e garantir a integralidade dos pedidos.

3. Parcerias com Fornecedores

Manter uma comunicação eficaz e construir parcerias sólidas com fornecedores ajuda a garantir que os produtos estejam disponíveis quando necessário, evitando atrasos e faltas.

4. Monitoramento e Análise de Dados

Monitorar continuamente o desempenho do OTIF e analisar os dados coletados permite identificar áreas de melhoria e implementar ações corretivas de forma proativa.

5. Feedback dos Clientes

Coletar feedback dos clientes sobre a qualidade das entregas pode fornecer insights valiosos para aprimorar os processos e aumentar a satisfação do cliente.

Conclusão

O OTIF é um indicador de desempenho essencial para qualquer empresa que deseja melhorar sua eficiência operacional e satisfação do cliente. Entender o que é OTIF, por que é importante e como calculá-lo corretamente é o primeiro passo para otimizar a cadeia de suprimentos e garantir entregas pontuais e completas. Adotando as melhores práticas e utilizando tecnologia avançada, as empresas podem alcançar altos índices de OTIF e, consequentemente, obter uma vantagem competitiva no mercado.