Você conhece alguma empresa de sucesso que é desorganizada? Que não tem processos bem definidos? Onde os colaboradores não seguem rotinas claras e detalhadas? Onde os departamentos não conversam entre si? Onde as informações ficam perdidas em pilhas e pilhas de papéis? Pois é, eu também não conheço nenhuma empresa de grande sucesso em que a palavra gestão não esteja acima de todos os princípios organizacionais.
Quando falamos de Brasil, a situação é ainda mais delicada. Em um país com a maior carga tributária do mundo, onde os Contabilistas são exigidos a exaustão para entregar documentos e declarações ao Fisco e os empresários precisam “se virar nos 30″ para encaixar sua empresa no mercado, possuir uma gestão eficiente é ainda mais importante. Costumo dizer aos meus amigos e clientes que nós empreendedores somos heróis aqui no Brasil, pois apesar de toda adversidade que nos é imposta, conseguimos realizar nossos negócios.
Se você ainda não está satisfeito com o desempenho da sua empresa, um sistema ERP pode te ajudar.
Mas primeiro. O que é um sistema ERP?
Ao pé da letra a sigla ERP, em Inglês, Enterprise Resource Planning, em Português: Planejamento de Recursos da Empresa. Mas essa sigla acaba sendo muito ampla. Existem centenas de Sistemas ERP no mercado e cada um deles pode se encaixar melhor de acordo com o seu tipo de negócio.
Planejar os recursos de uma empresa requer uma integração entre todos os departamentos, processos bem delimitados e supervisão próxima. Um software ERP, ou Sistema de Gestão Empresarial, pode ajudar gestores e colaboradores nessa tarefa.
O Sistema de Gestão vai gerenciar desde os cadastros, compras, estoque, vendas, processos gerenciais, cobranças bancárias, informações contábeis e fiscais.
Como escolher o melhor ERP para o seu negócio.
Para escolher o melhor ERP você precisa pensar nas seguintes situações: a estrutura atual do seu negócio e onde você quer chegar. Como citei acima, existem centenas de ERPs disponíveis no mercado e com certeza vale você ganhar um tempo pesquisando entre diversas ferramentas. Alguns ERPs focam na Gestão Administrativa, uns na Gestão Fiscal e Contábil, bem como outras ferramentas dão suporte maior a Gestão Financeira, ou até mesmo de Produção.
Sistemas de Gestão Modulares, como o SPARTACUS ERP, contemplam todas as áreas da empresa e o empresário contrata os módulos de acordo com a necessidade pontual, podendo fazer assinatura de módulos mais avançados posteriormente, de acordo com o crescimento do seu negócio.
Portanto, antes de sair contratando sistema por aí, converse com seu Contador, com seus clientes e fornecedores e procure indicações. Busque conhecer a ferramenta antes de contratar e converse com o consultor de vendas da empresa de software sobre as suas necessidades de momento e seus objetivos a curo, médio e longo prazo. Ele vai poder te orientar qual solução será a mais adequada.
A estrutura de um sistema de gestão.
Os módulos básicos de um bom sistema de gestão são:
- Administrativo: Cadastro de Clientes, Produtos, Fornecedores, Colaboradores…
- Gestão de Compras: Pedido de Compra, Lançamento de Notas Fiscais Eletrônicas, Importação de XML de Nota Eletrônica…
- Estoque: Controle de Movimentação, Histórico de Entradas e Saídas por Produto…
- Financeiro: Controle de Contas à Receber e à Pagar, Fluxo de Caixa, Orçamento, Plano de Contas Gerencial, Centro de Custos…
- PDV: Caixa Diário, Frente de Loja, Pedido de Venda, Orçamentos, Emissão de Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, Emissão de Nota Eletrônica…
- Produção: muitos sistemas ERPs são customizáveis, então é bem importante ver se a empresa que você está pensando em contratar, fornece uma adaptação para o modelo de produção do seu negócio
- Contábil: os softwares mais modernos já fornecem os arquivos Contábeis direto pelo ERP, de acordo com as operações do usuário. Além de mais segurança, isso facilita a vida do seu Contador, pois vai trazer mais agilidade nos lançamentos Contábeis
- Fiscal: apuração dos impostos Municipais, Estaduais e Federais. Bem como a geração dos arquivos magnéticos do SPED.
- Gerencial: um compilado das principais informações que o Gestor precisa para tocar o negócio
Os benefícios que um bom ERP pode trazer ao seu negócio
O foco principal que todo sistema de Gestão deve proporcionar ao cliente, é um ambiente para melhorar os resultados da empresa. Os principais pilares são:
- Economia de Tempo
- Diminuição do Retrabalho
- Integração entre os departamentos
- Melhor controle de Estoque
- Aumento de Produtividade da Equipe
- Diminuição de Custos Operacionais
- Agilidade nas vendas e faturamento
- Previsão de Orçamento e Fluxo de Caixa
- Estabilidade nas Contas
- Ferramentas que apresentam informações preciosas para a tomada de decisão
Em resumo. Um bom ERP faz você economizar o ativo mais importante da sua vida: o seu TEMPO.
12 cuidados ao contratar um software ERP
Como comentei no início do post, é importante entender o momento e os objetivos do seu negócio quando for contratar um sistema ERP. Listo abaixo alguns pontos importantes. Quando for fazer um orçamento, levante esses questionamentos ao consultor comercial.
- Quais tipos de Certificado Digital o sistema suporta? A1 (arquivo) ou A3 (token), ou ambos?
- Como funciona a hospedagem do sistema? É em servidor local ou em nuvem? Se for em nuvem, qual é o servidor que vocês utilizam?
- Existe limites de usuários? Quantos? É dividido por planos de usuários?
- É possível controlar as permissões por perfil de usuário?
- O sistema é todo integrado? Compras com Estoque, Estoque com Vendas, Vendas com Financeiro e assim por diante.
- O sistema oferece uma plataforma Mobile?
- É possível lançar uma Nota Fiscal de Compra utilizando apenas o arquivo XML do meu fornecedor?
- Consigo emitir boletos bancários direto pelo sistema?
- É possível cadastrar clientes e fornecedores apenas com o CNPJ?
- O sistema gera os arquivos contábeis e fiscais obrigatórios?
- O sistema permite controlar várias empresas e filiais na mesma plataforma?
- O ERP oferece os códigos NCM dentro da própria plataforma?
Agora que você já sabe que um sistema ERP pode ajudar a alavancar seu negócio, clique no banner abaixo e solicite uma apresentação para nossa equipe de Negócios. A SPARTACUS pode ajudar sua empresa a crescer.
