Caixa de Correio

O e-mail é a ferramenta de comunicação corporativa mais utilizada no mundo. Um profissional comum recebe em média 121 e-mails por dia. Confesso que eu gostaria de estar nessa média, mas recebo no mínimo o dobro dessa quantidade. Mas e como não ficar louco e não deixar nada “passar batido” em meio a esse bombardeiro de informações? Nesse post vou te dar dicas de como organizar melhor seus e-mails e facilitar sua vida no trabalho! Acompanhe!

Quando utilizar o e-mail

Tudo precisa ser comunicado por e-mail? Será? A resposta é não! Quando a necessidade é de uma informação rápida e de pouca importância, o ideal é resolver via telefone, Whats App ou Skype. Mas quando falamos sobre o mundo corporativo, a maioria de troca de informações está recheada de compromissos: seja uma ação a ser realizada, uma entrega, um acordo, uma negociação, uma decisão… e é de extrema importância que essas situações estejam formalizadas (aqui também entra o famoso “conforme falamos por telefone, ficou combinado que…”. Aí é que o nosso amigo e-mail entra. Ele é a melhor forma de gerenciar e formalizar esses acordos. Mas para você não acabar tendo problemas por falta de organização, siga as regras abaixo.

Regra 1: crie pastas

As pastas são fundamentais na organização, principalmente quando você precisar buscar algum e-mail antigo. Categorizando em pastas, você vai gastar muito menos tempo procurando, sem contar que a chance de perder alguma coisa importante diminui bastante. Eu já utilizei dezenas de pastas, mas hoje minha organização é simplificada e formatada assim:

Organização de e-mail em pastas

Resumida e com as coisas que realmente importam para o meu dia a dia no trabalho. Ah! Importante: aconselho a sempre utilizar um cliente de e-mail, como Outlook, Thunderbird, Apple Mail, entre tantos outros. Sem um cliente de e-mails, a dificuldade no gerenciamento aumenta.

Regra 2: use as sinalizações e crie listas de afazeres

Repare na imagem acima que existe 28 mensagens sinalizadas. Utilizo as “bandeirinhas” para marcar e-mails importantes “em aberto”, que precisam de ações de terceiros. Assim quando combino alguma coisa com alguém, nunca esqueço de cobrar o combinado. Também utilizo as sinalizações para organizar e-mails que dependem de ações minhas, para encaminhar à minha lista de tarefas.

Uma dica importante: quando estiver organizando sua caixa de e-mails, utilize a regra dos 2 minutos. Se a resposta ou ação leva menos de dois minutos para ser executada, faça na hora. Caso leve mais tempo, sinalize para fazer depois, encaminhe para seu sistema de lista de tarefas, ou delegue a terceiros.

Eu utilizo duas ferramentas para gestão de tarefas, o Wunderlist e o Evernote. O primeiro para tarefas do dia a dia e o segundo para projetos e ideias de longo prazo.

Regra 3: metodologia inbox zero

Essa dica é a mais importante e mais difícil de ser executada. Chegar no fim do dia com ZERO, NENHUM, e-mail na caixa de entrada. Isso requer muita disciplina. Demorei um certo tempo até conseguir trabalhar seguindo essa regra, mas confesso que mudou minha rotina. Parece simples: no fim do expediente você não pode ter nenhum e-mail na sua caixa de entrada. Mas não vale criar uma pasta “outros” e jogar tudo lá. O segredo aqui é catalogar, delegar, realizar, planejar e arquivar os e-mails e ações para elevar sua produtividade até as nuvens! Ou seja, se você fizer tudo certinho e no fim do dia não tiver nenhum e-mail na caixa de entrada, muito provavelmente você vai sair do escritório com uma sensação de missão cumprida. E sem deixar nada parado!

Regra 4: utilize regras

Lembre-se da introdução: um trabalhador comum recebe cerca de 121 e-mails todos os dias. Dar atenção a todos eles durante o horário de trabalho é uma forma de matar sua produtividade. Os clientes de e-mail oferecem uma ferramenta excelente chamada regras. Através delas você configura que determinados assuntos ou remetentes devem “cair” em determinada pasta. Veja na imagem da minha caixa de correio. As pastas “e-mail marketing” e “referências” estão parametrizadas com regras. Eu tiro um certo tempo (planejado) por semana para cuidar dessas caixas. Afinal, nenhuma oferta_imperdivel_de_um_produto_que_eu_nao_preciso deve tomar o tempo da leitura de um e-mail importante de cliente.

Regra 5: crie uma caixa de e-mails “VIPs”

Nesse caso a ideia é criar mais uma segurança para não deixar nenhum assunto importante passar batido. A maioria dos clientes de e-mail fornecem uma caixa de e-mails VIP ou IMPORTANTE. Assim você pode parametrizar para receber com destaque os e-mails de remetentes importantes.

Regra 6: utilize seus e-mails no formato “conversa”

RES: RES: RES: RES: RES: RES: RES: RES: RES: Retorno Urgente

Quem nunca, né? Ficar perdido em e-mails com muitas pessoas envolvidas e muitas respostas é bem comum. Mas não precisa ser assim, basta configurar sua caixa para organizar os e-mails como conversa para não ter esse problema. Dessa maneira, todas as respostas, inclusive as suas, ficam organizadas em ordem cronológica. Veja um exemplo abaixo.

Captura de Tela 2017-05-13 às 20.58.30

Ah! Para isso funcionar nunca mude o título do e-mail. Alias essa é uma pratica não aconselhável! Jamais mude o título/assunto de um e-mail.

Regra 7: configure suas contas como IMAP

As duas configurações de contas mais utilizadas são a POP3 e a IMAP. Se você busca produtividade e organização, utilize a segunda. A conta POP3 é configurada para baixar do servidor seus e-mails em seu dispositivo. Já a IMAP apresenta um “espelho” das mensagens que estão no servidor. Assim você pode utilizar mais de um dispositivo para ler seus e-mails, sem correr o risco de perder alguma informação. Resumindo: o POP3 faz o download das mensagens em seu computador, já o protocolo IMAP deixa as mensagens no servidor para que você possa visualizar em outras máquinas e dispositivos.

Eu utilizo essas 7 dicas com muita disciplina e posso afirmar que sem elas não conseguiria trabalhar com a quantidade de e-mails que recebo diariamente. Tenho certeza que se você aplica-las vai aumentar consideravelmente sua produtividade.

Tem alguma outra dica que pode complementar esse post? Coloca abaixo nos comentários!

 

  • João Marcos Moretti Pellissari

    Muito legal as dicas!